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摘要：基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。基建檔案是進(jìn)行整體規(guī)劃和建設(shè)管理的重要資源，是基本建設(shè)活動(dòng)中產(chǎn)生的重要原始憑證和依據(jù)。本文針對(duì)當(dāng)前基建檔案建設(shè)工作中存在的主要問題及原因進(jìn)行分析，并對(duì)解決這些問題的具體做法進(jìn)行探討，提出了加強(qiáng)基建檔案科學(xué)化管理的建議。...

 新形勢(shì)下基建檔案管理創(chuàng)新

馬慧

陜西省建筑科學(xué)研究院

    隨著單位的快速發(fā)展，基本建設(shè)步入發(fā)展時(shí)期，要花大量資金投入到征地、建設(shè)、原辦公樓維修與改造、生活輔助用房及配套基礎(chǔ)設(shè)施道路、地下管道和環(huán)境綠化，等一系列基本建設(shè)。建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量有保存價(jià)值的基建檔案資料，基建工程檔案資料是研究院檔案的重要組成部分，它不僅是基建工作真實(shí)記錄，而且是以后發(fā)展過程中建設(shè)規(guī)劃、管理及改擴(kuò)建、維修的重要依據(jù)。它記錄了建設(shè)發(fā)展的歷史軌跡，其實(shí)際保存價(jià)值應(yīng)該受到重視。基建部門工程檔案涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)單位以及建設(shè)單位的主管機(jī)關(guān)和其他有關(guān)部門，但建設(shè)單位作為工程項(xiàng)目管理的主體，自然要做好基建檔案管理工作。為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟(jì)糾紛以及科學(xué)研究等提供素材，它不僅服務(wù)于今天更有利于將來。面對(duì)發(fā)展機(jī)遇，國家工程項(xiàng)目建設(shè)管理體制改革進(jìn)一步深化，也頒布了一系列工程項(xiàng)目管理和工程檔案管理法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，在傳統(tǒng)的基建檔案管理工作中同時(shí)產(chǎn)生了問題和困難。

    一、基建檔案主要內(nèi)容和特點(diǎn) 

  　1、基建檔案作為建設(shè)活動(dòng)中形成的第一手材料，是高校基本建設(shè)圖紙、文字記錄、工程價(jià)款結(jié)算書、審計(jì)結(jié)論以及后期使用過程中的維修、翻修改造等有關(guān)技術(shù)資料。基建檔案是指在基建管理和基建工程項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)過程中直接形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表及聲像載體材料等。是各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)，從立項(xiàng)準(zhǔn)備到工程竣工驗(yàn)收全過程直接形成的文件材料。一套完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料包括了工程項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄。

    2、基建檔案的特點(diǎn)

　 （1）專業(yè)性 

  　基建檔案的形成和內(nèi)容具有鮮明的專業(yè)特征。基本建設(shè)過程涉及到設(shè)計(jì)、勘探、施 工、安裝、消防等專業(yè)技術(shù)活動(dòng)中產(chǎn)生的歷史記錄是唯一的,也是今后維修、驗(yàn)收、審查唯一依據(jù)。  

   （2）成套性  

    完整的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案形成，需要每一個(gè)環(huán)節(jié)的文字或圖紙記錄，完整性決定每一個(gè)單項(xiàng)工程與整體工程項(xiàng)目之間的檔案文件材料是一個(gè)相對(duì)獨(dú)立而又不可分割的有機(jī)整體。

   （3）現(xiàn)實(shí)性 

  　基本建設(shè)完成后，建筑物的結(jié)構(gòu)、性質(zhì)等方面可以在檔案中體現(xiàn),建筑物的產(chǎn)權(quán)認(rèn)定及以后維修、擴(kuò)建、改建、解決土地糾紛和相關(guān)管理工作，基建檔案也起到證明作用。

   （4）周期長 

    檔案要收集從項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收、結(jié)算等多個(gè)階段形成的第一手資料。歸檔工作隨著工程項(xiàng)目竣工結(jié)算才能完結(jié)，持續(xù)時(shí)間長，一般為1-2年，大型項(xiàng)目2年或更長時(shí)間，時(shí)間跨度不可預(yù)見。  

    二、基建檔案管理的意義 

    1、記錄建設(shè)歷史 

    基建檔案承載了基本建設(shè)大量的信息，它真實(shí)地記載了內(nèi)各類建筑物、構(gòu)筑物及地上、地下各種管線等基本建設(shè)的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工以及使用過程中的維護(hù)等實(shí)際經(jīng)過的詳細(xì)資料。它是從征地、地質(zhì)勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同、監(jiān)理合同、施工組織、竣工驗(yàn)收到各類來往文件、變更簽證、圖表、數(shù)據(jù)等第一手資料。 

     2、法律憑證效用。

    基建檔案記載了房產(chǎn)、地產(chǎn)以及設(shè) 備產(chǎn)權(quán)形成的全過程,是界定產(chǎn)權(quán)關(guān)系的法律依據(jù)和法定根據(jù)，俗話說的好:“空口無憑,立字為 證”。基建檔案是一個(gè)建設(shè)過程中形成的所有資料，包含各種文件、合同、憑證、函件、圖紙、預(yù)算、記錄等技術(shù)資料,它客觀地記載當(dāng)時(shí)的歷史情況,反映基本建設(shè)的完整過程，這些技術(shù)資料具有憑證作用，可以避免和解決產(chǎn)權(quán)糾紛。

    3、對(duì)續(xù)建和發(fā)展具有參考作用 

    完整系統(tǒng)的基建檔案會(huì)給后來的建設(shè)者提供翔實(shí)的基礎(chǔ)資料。技術(shù)人員通過查閱歷史資料，在新建、擴(kuò)建、改建等工程圖紙的設(shè)計(jì)工作中汲取精華、去其糟粕，建設(shè)過程不走彎路，節(jié)省時(shí)間，提高效率。如大樓加層，假設(shè)該樓的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)承載7層的荷載，當(dāng)時(shí)由于資金不足僅建了4層，那么可以直接查閱原始圖紙資料，根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙直接施工。 

    4、在建設(shè)過程中可以重復(fù)利用 

  　檔案的信息價(jià)值不僅是項(xiàng)目建設(shè)歷史的真實(shí)記錄，而且是工程使用過程中的維護(hù)、改造和將來學(xué)校建設(shè)的重要依據(jù)。工程建設(shè)檔案具備這樣的特征，可以重復(fù)利用或參考。工程設(shè)計(jì)檔案已經(jīng)過實(shí)踐的考驗(yàn)，通用性很強(qiáng)的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)圖整理歸檔后，重復(fù)利用不僅可以縮短建設(shè)時(shí)間，而且還能節(jié)省勞動(dòng)耗費(fèi)，同時(shí)也提高工作效益及建設(shè)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益。  

    三、基建檔案管理存在的問題  

    1、檔案管理意識(shí)淡薄資料收集不齊全 

  　基建檔案涉及建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門、施工程序復(fù)雜、時(shí)間跨度大，直接導(dǎo)致基建檔案成為工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)。參與工程建設(shè)的各個(gè)主體單位，只重視工程進(jìn)度、工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)的效果，對(duì)表示工程形象進(jìn)度的階段性資料不收集、不整理。在項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)采取補(bǔ)救措施，按照以往工作慣例編制資料，交到建設(shè)單位的資料不能真實(shí)反映施工現(xiàn)場實(shí)際數(shù)據(jù)。例如建設(shè)單位在施工時(shí)不慎將地下管道挖斷的事經(jīng)常發(fā)生，不是因?yàn)榧夹g(shù)人員不懂業(yè)務(wù)而是沒有反應(yīng)施工現(xiàn)場的真實(shí)記載資料可以參考。好多地下管網(wǎng)經(jīng)過多年的建設(shè)后，逐步豐富和錯(cuò)亂起來，自來水管線、天然氣管線、電纜管線、暖氣管線、雨污水管線等相互交錯(cuò)形成一個(gè)蜘蛛網(wǎng)，到最后沒有一套完整的綜合所有專業(yè)的管網(wǎng)圖。建設(shè)歷史悠久的辦公環(huán)境，管網(wǎng)圖成了某些技術(shù)人員腦子里的記憶，隨用隨想，時(shí)間久了，當(dāng)年的現(xiàn)場技術(shù)人員退休后，這樣的記憶信息就丟失了，給后期的維修和日常使用帶來很大的麻煩。 

    2、檔案缺乏有效管理機(jī)制資料編制質(zhì)量偏低 

    大多數(shù)基建檔案的管理沒有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范或制度可以執(zhí)行，普遍存在管理意識(shí)較差的現(xiàn)象。如果參建的施工單位技術(shù)水平、管理水平不高，工程資料歸檔意識(shí)薄弱，對(duì)于要?dú)w檔的資料純屬應(yīng)付竣工資料的要求。竣工圖是工程竣工驗(yàn)收后，真實(shí)反映建設(shè)工程項(xiàng)目施工結(jié)果的圖樣，它是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整反映和記錄各種地下和地上建筑物、構(gòu)筑物等的技術(shù)文件。許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時(shí)也不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一。有的施工單位在工程竣工交付使用后，資料還不能及時(shí)歸檔，嚴(yán)重影響了后期檔案的完整性。 

    3、檔案資料的數(shù)據(jù)內(nèi)容缺乏準(zhǔn)確性 

  　施工過程中臨時(shí)發(fā)生的變更，沒有將這些變更的數(shù)據(jù)及時(shí)反映到竣工資料中，變更執(zhí)行的程序也不規(guī)范，導(dǎo)致竣工資料存在誤差或失實(shí)。檔案管理人員只懂檔案知識(shí)，沒有工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，難以確定歸檔資料能否反映工程竣工時(shí)的實(shí)際情況，判斷不清是否圖物相符，不能準(zhǔn)確識(shí)別數(shù)據(jù)可靠性。 

    4、檔案資料使用手段有待更新 

    傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用，目前基建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。  

    四、新形勢(shì)下基建檔案管理創(chuàng)新 

    1、領(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵。

    基建工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識(shí)基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證，以人為本，貫徹科學(xué)發(fā)展觀，基建檔案人員應(yīng)做好檔案管理工作，變被動(dòng)為主動(dòng)，使檔案人員和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，齊抓共管，提供基建檔案管理水平。

     2、增強(qiáng)基建部門收集檔案的責(zé)任感。

     隨著我國加入WTO，與國際慣例接軌，重點(diǎn)工程逐漸增多，應(yīng)根據(jù)國情和單位基建工程情況以及國際先進(jìn)管理模式，實(shí)行基建檔案現(xiàn)代化專業(yè)管理模式，制定基建檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，依法治檔，按照國際質(zhì)量管理體系實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，基建檔案工作涵蓋了工程項(xiàng)目的立項(xiàng)、勘察、測繪、初步設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、評(píng)優(yōu)選優(yōu)等階段，基建檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、鑒定、整理立卷、利用、保管等內(nèi)容，細(xì)化各項(xiàng)制度并真正落實(shí)到部門和人員工作中，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時(shí)、保管安全。基建檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基建檔案工作發(fā)展的物質(zhì)條件，檔案人員應(yīng)主動(dòng)匯報(bào)基建檔案工作情況，及時(shí)就當(dāng)前檔案工作出現(xiàn)的問題向領(lǐng)導(dǎo)說明配置設(shè)備設(shè)施的必要性，爭取各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持，設(shè)置符合要求的檔案庫房，配備檔案保管必須的“八防”設(shè)備，提高基建檔案工作環(huán)境條件。

    3、明確職責(zé)、及時(shí)收集、確保檔案工作有效落實(shí)。

    加強(qiáng)基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個(gè)環(huán)節(jié)連著一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質(zhì)量要求、歸檔時(shí)間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關(guān)鍵階段進(jìn)行收集，檔案部門要實(shí)行全過程跟蹤服務(wù)，改進(jìn)工作方法和態(tài)度，貫徹落實(shí)基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負(fù)責(zé)制、獎(jiǎng)懲制、崗位責(zé)任制等工作機(jī)制，分工明確，責(zé)任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責(zé)任。建立工程合同制、監(jiān)理制、契約制等約束機(jī)制，在簽訂合同時(shí)，明確需移交的基建檔案材料數(shù)量、套數(shù)、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求等事項(xiàng)，并規(guī)定工程款的百分之五作為基建檔案歸檔的準(zhǔn)備金，不提交齊全完整的基建檔案不予付款，有效的控制、監(jiān)督、檢查基建檔案的質(zhì)量。

    4、采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施。

即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步。保證基建檔案歸檔工作順利進(jìn)行，從而保證了基建工程質(zhì)量。

    5、基建檔案整理立卷質(zhì)量是基建檔案管理和利用工作的保證。

    參建單位應(yīng)嚴(yán)格做好職責(zé)范圍內(nèi)的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，單項(xiàng)工程又相互獨(dú)立，便于利用的原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的一個(gè)整體。通過工程項(xiàng)目技術(shù)會(huì)議、技術(shù)交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成工作會(huì)議紀(jì)要、檔案工作總結(jié)、簡報(bào)等文件，得到有效的溝通和效果，采取檔案工作專家現(xiàn)場演示、業(yè)務(wù)咨詢等方式，對(duì)基建檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行指導(dǎo)，規(guī)范基建檔案整理立卷工作，統(tǒng)一基建檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、操作方法。

    6、做好基建檔案開發(fā)利用工作，探索檔案服務(wù)機(jī)制。

    基建檔案利用工作是基建檔案管理的目的和歸宿，“今世賴之以知古，后世賴之以知今”，緊緊圍繞單位中心任務(wù)，挖掘基建檔案服務(wù)潛能，編制檔案檢索工具和編研材料，提高檔案利用率，充分發(fā)揮基建檔案的作用，為單位和基建工程各部門提供檔案服務(wù)。

    7、做好基建檔案驗(yàn)收、報(bào)送工作。

    國家檔案局頒布了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》，加強(qiáng)基建檔案資料的管理，貫徹基建檔案備案制度、驗(yàn)收制度、執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟，基建檔案必須經(jīng)城建檔案管理部門驗(yàn)收合格后，才可進(jìn)行基建工程的竣工驗(yàn)收，工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)做好基建檔案的移交工作，通過基建檔案驗(yàn)收工作，提高了基建工程管理和檔案管理水平。

    8、加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升專業(yè)化管理水平 

    檔案管理部門應(yīng)有針對(duì)性地加強(qiáng)基建檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓管理人員學(xué)習(xí)相關(guān)理論知識(shí)，領(lǐng)會(huì)現(xiàn)代化管理的業(yè)務(wù)要求標(biāo)準(zhǔn)，鼓勵(lì)檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，更要熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料。與時(shí)俱進(jìn)，學(xué)習(xí)基建檔案業(yè)務(wù)、管理理論和方法、網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，培養(yǎng)現(xiàn)代復(fù)合型人才。檔案人員應(yīng)樹立服務(wù)第一的意識(shí)，找準(zhǔn)途徑，扎實(shí)工作，己所不欲，勿施于人。

    9、逐步完善基建檔案現(xiàn)代化管理 

    信息化時(shí)代，給基建檔案工作帶來了新的課題，基建檔案管理應(yīng)推行計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，適應(yīng)基建工程項(xiàng)目現(xiàn)代管理模式，探索基建檔案信息資源體系，根據(jù)基建工程和單位信息化管理實(shí)際情況，使用檔案管理軟件，實(shí)行基建檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，逐步實(shí)現(xiàn)電子檔案的收集、保管、利用工作規(guī)范、有序，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高基建檔案管理效率。

    隨著辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案館的管理模式也在逐步現(xiàn)代化，基建檔案歸檔形式必須更新。因此，基建檔案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過渡。采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案材料通過計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理轉(zhuǎn)化為可以自動(dòng)檢索、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的技術(shù)。設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果除紙質(zhì)的藍(lán)圖還要有電子版圖紙；施工單位的工程變更可以直接在電子圖紙上修改、標(biāo)志，交存電子版竣工圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。

    建筑項(xiàng)目的相關(guān)信息如工程名稱、立項(xiàng)批文文件、工程規(guī)劃建設(shè)許可證號(hào)、工程施工許可證號(hào)、施工單位名稱、合同價(jià)、審計(jì)決算價(jià)、交付使用時(shí)間、竣工面積等內(nèi)容，以建筑物為單位，逐一形成電子表格。在后期檔案使用時(shí)可以直接檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

    總之，基建檔案反映基建工程項(xiàng)目的真實(shí)面貌，基建檔案管理工作是基建工程項(xiàng)目管理的重要組成部分之一，是一項(xiàng)對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來著想的工作。在新的時(shí)代，緊密聯(lián)系改革、技術(shù)、發(fā)展的新要求，檔案人員應(yīng)具有愛崗敬業(yè)、認(rèn)真踏實(shí)的精神，做好基建檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)基建檔案工作自身價(jià)值，為發(fā)展和諧社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供檔案服務(wù)，提升單位管理水平和基建工程建設(shè)水平。

(本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會(huì)    文徑網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目投資中心：劉紅娟 尹維維 編輯   劉真 文徑 審核)

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