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摘要：隨著CAD軟件應(yīng)用的深入，如何有效地組織、管理逐漸積累的、數(shù)量龐大的、以電子形式存在的圖紙和文檔，正在成為建筑工程設(shè)計(jì)單位需要著重考慮和解決的問題。這個(gè)問題的解決，不僅需要檔案管理人員自身計(jì)算機(jī)操作技能的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)人員密切配合，更需要結(jié)合本單位實(shí)際，進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，從技術(shù)上攻克難關(guān)。...

圖紙檔案的計(jì)算機(jī)管理

陳  蓉

(四川省建筑設(shè)計(jì)院  四川成都610017)

    隨著CAD的應(yīng)用的深人，如何有效地組織、管理逐漸積累的、數(shù)量龐大的、以電子形式存在的圖紙和文檔，正在成為建筑工程設(shè)計(jì)單位需要著重考慮和解決的問題。

1.計(jì)算機(jī)技術(shù)人員與檔案部門密切配合，做好 CAD管理的人力資源準(zhǔn)備

    1.1計(jì)算機(jī)技術(shù)人員應(yīng)深入到檔案部門

    在檔案的計(jì)算機(jī)管理實(shí)施初期，存在檔案管理人員缺乏計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，而計(jì)算機(jī)技術(shù)人員缺乏檔案管理知識的矛盾。為了解決這個(gè)矛盾，有許多工程設(shè)計(jì)單位的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員深入到檔案部門，這樣不僅可以使檔案管理人員增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理水平，更可以使計(jì)算機(jī)技術(shù)人員充分了解檔案管理需求，編制出更符合實(shí)際的檔案管理軟件，使計(jì)算機(jī)技術(shù)更好地服務(wù)于檔案管理工作。

    1.2提前進(jìn)行檔案管理人員的培訓(xùn)工作

    由于許多建筑設(shè)計(jì)單位的檔案管理部門中缺乏懂計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)的技術(shù)人員，檔案管理人員普遍計(jì)算機(jī)水平不高，如果不對他們提前培訓(xùn)，必將對檔案的計(jì)算機(jī)管理產(chǎn)生阻礙。因此，在計(jì)算機(jī)技術(shù)人員深人檔案管理部門后，應(yīng)舉辦計(jì)算機(jī)技術(shù)的短期集中培訓(xùn)，包括計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識、Windows 98及Windows 2000等操作系統(tǒng)的基本操作，辦公軟件如0ffice、WPS的基本操作等，使檔案人員能夠?qū)τ?jì)算機(jī)有初步的了解，并能掌握辦公文檔、表格的制作，為將來使用檔案管理軟件奠定基礎(chǔ)。

2.結(jié)合單位實(shí)際統(tǒng)籌規(guī)劃。做好CAD管理的技術(shù)準(zhǔn)備

    通過計(jì)算機(jī)技術(shù)人員與檔案部門的合作，提高了檔案管理人員的素質(zhì)，僅僅是為實(shí)現(xiàn)CAD管理做好了人力資源方面的準(zhǔn)備。要想全面實(shí)行CAD管理，必須結(jié)合本單位實(shí)際統(tǒng)籌規(guī)劃，攻克技術(shù)難關(guān)。

    2.1配置檔案館的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

    檔案的計(jì)算機(jī)管理不僅與檔案人員、計(jì)算機(jī)人員有關(guān)，與設(shè)計(jì)人員也是分不開的。許多設(shè)計(jì)單位都建立了CAD網(wǎng)或辦公自動(dòng)化網(wǎng)，所以檔案的計(jì)算機(jī)管理也應(yīng)該在這樣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，而且必須能夠同時(shí)滿足檔案人員管理和設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)需要。在此，筆者經(jīng)過實(shí)踐摸索，并借鑒兄弟單位的做法，提出一種簡單易行、費(fèi)用低廉的網(wǎng)絡(luò)方案。具體做法是：以1個(gè)100兆HUB(集線器)為中心，l臺CPU為 P4的微機(jī)做服務(wù)器，4臺CPU為586的微機(jī)做工作站，服務(wù)器和4臺工作站中均裝入l00兆BASE網(wǎng)卡，網(wǎng)卡與HUB之間采用雙絞線連接，就形成了拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)簡單的星形以太網(wǎng)；操作系統(tǒng)采用Windows NT或Windows 2000(服務(wù)器)、Win dows 98(工作站)。只要進(jìn)行簡單的配置即可實(shí)現(xiàn)檔案館的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，花費(fèi)較少、易于操作，基本能夠滿足檔案管理的實(shí)際需要。

    2.2紙質(zhì)圖檔與電子圖檔的計(jì)算機(jī)管理分階段進(jìn)行

    目前市場上已有名目繁多的檔案管理軟件．商品化的軟件具有功能齊全、界面美觀等許多優(yōu)點(diǎn)，但由于它的通用性和普遍性，使檔案管理人員的操作難度增加。在檔案的計(jì)算機(jī)管理實(shí)施初期，應(yīng)根據(jù)各單位的實(shí)際情況分階段進(jìn)行，否則可能造成資金的浪費(fèi)。

    建筑設(shè)計(jì)單位應(yīng)逐步分階段進(jìn)行紙質(zhì)圖檔和電子圖檔的計(jì)算機(jī)管理。鑒于CAD繪圖產(chǎn)生的電子圖紙和紙質(zhì)圖紙應(yīng)同時(shí)歸檔，筆者建議，首先應(yīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)圖檔的計(jì)算機(jī)管理．才能盡快發(fā)揮檔案的計(jì)算機(jī)管理的作用，讓建筑設(shè)計(jì)人員盡早體會(huì)到檔案的計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)越性。要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的目的，除了配備計(jì)算機(jī)硬件之外，更為重要的是要有舍適的軟件，包括圖檔條目管理軟件和配套的借閱管理軟件。編制圖檔條目管理軟件應(yīng)具有模糊檢索的能力，能提供多項(xiàng)檢索類別，檢索速度要快。檢索結(jié)果按一定規(guī)律排序，使人一目了然。同時(shí)，軟件應(yīng)具有良好擴(kuò)展性，便于數(shù)據(jù)將來可直接擴(kuò)展為圖檔管理軟件所利用。

    過去檔案管理人員進(jìn)行紙質(zhì)圖檔編目時(shí)，將圖檔立卷入袋時(shí)要手寫橫卡、豎卡、封面和總目錄等7遍圖檔信息，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。而設(shè)計(jì)人員借閱所需的圖紙檔案時(shí)，必須到檔案館查找相關(guān)目錄，十分麻煩。而利用圖檔條目管理軟件實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，檔案管理人員在編目時(shí)將信息錄入計(jì)算機(jī)，即可自動(dòng)打印橫卡、豎卡、封面和總目錄等信息，大大減輕了檔案管理人員的工作量；更為重要的是，通過局域網(wǎng)，設(shè)計(jì)人員在自己的計(jì)算機(jī)前便可以查詢到所需要的圖紙檔案是否在館內(nèi)，大大提高了工作效率。

    2.3加強(qiáng)電子圖擋的數(shù)據(jù)籌備

    檔案工作是一項(xiàng)連續(xù)性、系統(tǒng)性很強(qiáng)的工作，很多業(yè)務(wù)要幾個(gè)人連續(xù)工作，檔案實(shí)施計(jì)算機(jī)管理不能脫離收集、整理、編目、檢索等基礎(chǔ)工作。電子檔案更不是一蹴而就的事情，如果不將檔案館接收的電子文件進(jìn)行科學(xué)的條目信息整理，即使在硬件上引進(jìn)最先進(jìn)的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化設(shè)備、在軟件上引進(jìn)功能最完善的圖檔管理軟件，也無法實(shí)現(xiàn)電子圖檔。電子圖檔基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分，只能使計(jì)算機(jī)軟、硬件功能萎縮，造成資源浪費(fèi)。建筑工程設(shè)計(jì)單位紙質(zhì)圖檔管理走向電子圖檔管理主要面臨著三種情況。

    (1)引入CAD近10年來積累了大量的電子文件，其中大多數(shù)存放在軟盤中，近兩年來有少數(shù)開始存放在光盤中。無論是軟盤還是光盤，都散落在各個(gè)設(shè)計(jì)處室或個(gè)人手中。眾所周知，軟盤的使用基本上一年過后數(shù)據(jù)就可能讀不出來，導(dǎo)致沒有收集整理的數(shù)據(jù)利用相當(dāng)困難。因此，檔案管理部門應(yīng)制定相關(guān)規(guī)定，由各個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人配合檔案人員將散落在各處的軟盤、光盤進(jìn)行收集、整理、編目、歸檔，并按項(xiàng)目分類重新刻錄光盤，一式兩份(一份借閱，一份存檔)。

    (2)目前正在實(shí)施的建筑工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目，電子文件不斷生成．為了便于歸檔，設(shè)計(jì)部門應(yīng)與檔案部門配合在CAD環(huán)境下編制適當(dāng)?shù)能浖�進(jìn)行著錄單文件的填寫，設(shè)計(jì)人員只需填寫圖簽內(nèi)容。對于設(shè)計(jì)人員而言，繪圖前一次性填寫的信息自動(dòng)生成圖紙右下腳的圖簽，不會(huì)增加設(shè)計(jì)人員額外的勞動(dòng)；對于檔案管理人員而言，設(shè)計(jì)人員填寫的信息自動(dòng)寫入圖檔數(shù)據(jù)庫，歸檔時(shí)只需調(diào)出來進(jìn)行補(bǔ)充即可，節(jié)省了大量的數(shù)據(jù)錄入工作。

    (3)引入CAD以前，建筑工程設(shè)計(jì)單位留存了大量的圖紙檔案，有許多仍有很高的利用價(jià)值，還有一些是計(jì)算機(jī)出圖后由于電子文件丟失而留存了一些圖紙檔案。這兩部分圖紙檔案可通過掃描轉(zhuǎn)化為電子圖檔。掃描后的光柵文件必須經(jīng)過矢量化才可被設(shè)計(jì)人員直接利用。．但由于矢量化后有些圖形文件會(huì)失真，尤其是原圖紙不清楚的地方，因此可采取兩種方案：對于計(jì)算機(jī)圖較清楚的圖紙可掃描后進(jìn)行矢量化處理；而過去留存的藍(lán)圖可掃描后不再進(jìn)行矢量化處理，只供設(shè)計(jì)人員瀏覽使用，設(shè)計(jì)工作中需要利用時(shí)再由設(shè)計(jì)人員自己進(jìn)行矢量化處理。

    總之，全面實(shí)行圖紙檔案的計(jì)算機(jī)管理，不僅需要高素質(zhì)的檔案管理人才，還需要各個(gè)部門尤其是設(shè)計(jì)部門的密切配合，從技術(shù)上解決圖紙檔案CAD管理的一系列問題。只有這樣，圖紙檔案的利用才會(huì)更為方便、快捷，我們的檔案部門才會(huì)發(fā)揮更強(qiáng)的服務(wù)優(yōu)勢!

參考文獻(xiàn)：

[1]項(xiàng)文新．圖紙檔案的數(shù)字化處理[J]機(jī)電兵船檔案，2004(1)

(本文來源：陜西省土木建筑學(xué)會(huì)  文徑網(wǎng)絡(luò)：尚雯瀟 尹維維 編輯  文徑 審核)

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